مقدمة:

يساعد نظام ملف تعريف الطالب في إدارة أدق التفاصيل للطالب بطريقة منظّمة للغاية. من التسجيل إلى معالجة الاستفسارات وتتّبع تقدّم الطلاب وإرسال التذكيرات والإشعارات، يقوم نظام معلومات الطلاب بكل شيء. يساعد أيضًا في توجيه عبء عمل الكلية والتركيز على تعلّم الطلاب والعمل على التحسين المستمر.

ميزات البرنامج:

    • تسجيل الطلاب الجدد: يساعد النظام على تسجيل الطلاب الجدد باستخدام خطوات متسلسلة، مما يساعد على إنشاء حسابات جديدة  بالمعلومات الرئيسية المطلوبة مثل (المرحلة الدراسيّة – الصف – الشعبة وأولياء الأمور).
    • إعدادات الطالب: يمكنها التحكّم في إعدادات حسابات الطلاب على سبيل المثال (إظهار الدرجات، وعرض جدول الأعمال، وعرض الكتب الإلكترونية وما إلى ذلك).
    • تتّبع العام الدراسي: يمكن للمستخدم متابعة حساب الطالب في جميع الأعوام الدراسيّة وتتّبع معلوماته في العديد من البرامج مثل (جدول الأعمال – الحضور وما إلى ذلك).
    • إدارة معلومات الطلاب: يأتي مع الطلاب الكثير من البيانات والمعلومات. يمكن أن يكون أمرًا مربكًا لمديري المدارس للتعامل مع تسجيل الطلاب وحضورهم وتحليل التقدم الأكاديمي يدويًا، لذلك يساعد البرنامج في تحليل تلك المعلومات بطريقة سهلة وضمن تقارير مميزة.
    • ملف الطالب: وهو مصدر واحد للمعلومات للطلاب لتتبع الجداول الزمنية، والحضور، والدورات، والفواتير / رسوم الدفع. مع بوابة الطالب، يمكن للطلاب الاحتفاظ بمتابعة أنشطتهم اليومية، والتحقّق من موضوعات المناقشة، والجداول الزمنية، والدرجات، وما إلى ذلك.

أقسام برنامج ملف الطالب:

تسجيل طالب جديد

إنها طريقة سهلة لتسجيل طالب جديد وإنشاء حساب جديد له، عن طريق النقر على زر الطالب الجديد واتّباع خطوات متسلسلة.

خطوات تسجيل طالب جديد

    • تعبئة المعلومات الأساسيّة

عند تسجيل طالب جديد يقوم النظام بفتح شاشة تتألف من ثلاث تبويبات، في الخطوة الأولى يتم إظهار التبويب الأول ويدعي (الملف الشخصي) والذي يطلب من المستخدم إدخال المعلومات الأساسيّة عن الطالب ومن بعدها الضغط على زر التالي للإنتقال إلى الخطوة التالية ضمن سلسة الخطوات الواجب إتباعها من أجل إكمال عمليّة تسجيل الطالب بشكل صحيح.

Name of GIF: Create new student first tab

    • معلومات العام الدراسي

تحتوي هذه الخطوة المعلومات الأساسية عن العام الدراسي مثل: المرحلة الدراسيّة – الصف والشعبة والتي يجب إختيارها للإنتقال إلى الخطوة الأخيرة.

Name of GIF: Create new student second tab

    • معلومات أولياء الأمور

يسمح النظام للمستخدم بإدخال ولي أمر جديد أو الإستفادة من ولي أمر موجود مسبقًا في النظام وربطه مع حساب الطالب الجديد، يتم إدخال المعلومات المتعلقة بوليّ الأمر ومن ثم الضغط على زر حفظ لإكمال عملية إضافة الطالب الجديد كما نشاهد أدناه.

Name of GIF: Create new student third tab

تعديل معلومات الطالب

يسمح النظام بعرض وتعديل معلومات الطالب عن اطريق الضغط على اسم الطالب أو باستخدام زر عرض للإنتقال مباشرة على تبويب معلومات الطالب أو الإنتقال إلى أي تبويب يريده المستخدم.

Name of GIF: View Student Profile

إضافة أولياء الأمور إلى معلومات الطالب

يساعد هذا التبويب في تخصيص أولياء الأمور التابعين للطالب الذين تم إنشاؤهم سابقًا في صفحة أولياء الأمور حيث يمكن بسهولة ربط ولي الأمر مع الطالب وتحديد نوع العلاقة به.

خطوات تخصيص ولي الأمر مع الطالب

    • تخصيص ولي أمر جديد مع الطالب:

يمكن تخصيص أولياء أمور الطالب من خلال زر إضافة ولي أمر، حيث سيقوم النظام بفتح شاشة جديدة تحتوي قائمة بأولياء الأمور الموجودين مع إمكانية البحث وإختيار ولي الأمر الذي يريده المستخدم ونوع العلاقة المرتبطه به.

Name of GIF: Assign parents to student account

    • تحديد ولي الأمر المسؤول عن الطالب:

يعرض النظام قائمة بأولياء الأمور المرتبطين بالطالب و إمكانية تحديد الشخص المسؤول من الأهل عن هذا الطالب للعودة إليه عند لزوم أي إحتياج مرتبط بالأهل

Name of GIF: Select responsible parent

    • يقوم النظام بتنبيه المستخدم في حال لا يوجد ولي أمر للطالب كأب له كما نشاهد أدناه

Name of GIF: Add Father to the student

تبويب معلومات العام الدراسي

يسمح النظام بتتّبع ومراقبة معلومات الطالب خلال الأعوام الدراسية الذي كان موجودًا فيها في المدرسة، إذ اتحوي تحتوي هذه المعلومات على المرحلة الدراسية – الصف والشعبة في كل عام دراسي وأيضًا إمكانية تغيير إعدادات الطالب بإستخدام زر الحفظ ونقله حسب المرحلة والصف والشعبة خلال العام الدراسي الحالي.

تبويب معلومات المفكّرة اليوميّة

يمكن للمستخدم عرض المفكّرة اليوميّة للطالب ومشاهدة الأجندة المطلوبة منه والوظائف من خلال هذا التبويب.

تبويب معلومات الحضور

يعرض النظام تقرير عن حضور وغياب الطالب عن المدرسة خلال العام الدراسي الحالي و ذلك مع رسم بياني وجدول تفصيلي عن الغياب اليومي و أيضاً الحصصي.

تبويب معلومات البريد الوارد

يعرض النظام صندوق البريد للرسائل الواردة إلى ملف الطالب خلال العام الدراسي وذلك بمختلف أنواع الرسائل المستلمة مثل ( رسالة نصيّة – ملفات – ميديا وإلى ما ذلك)

تبويب إعدادات الطالب

يستطيع مستخدم النظام التحكّم في إعدادات حساب الطالب وتغيير أي إعداد بمجرد الضغظ بنقرة واحدة، إذ يوجد شرح مفصل بجانب كل إعداد للدلالة على التغيير الذي سوف يطرأ على حساب الطالب عند التفعيل أو إلغاء التفعيل.

تبويب معلومات عن المكتبة

يعرض هذا التبويب جانبين ( الكتب – الكتب الإلكترونية) . يحتوي الجانب الأول على قائمة بالكتب الملموسة الموجودة في المكتبة الخاصة بالمدرسة والجانب الأخر يعرض قائمة بالكتب الإلكترونية التي تم تخصيصها للصف لتسمح للطالب بالإطلاع عليها وتنزيل نسخة منها لديه

كيف يساعد برنامج  أي سكول في إدارة ملف الطالب

    • إرسال إشعارات إلكترونية ( إشعار إلى التطبيق – الرسائل النصيّة – البريد الإلكتروني)

يستطيع المستخدم إرسال إشعار إلى طالب محدّد أو مجموعة طلاب يتم تحديدهم عن طريق زر الإختيار الموجود بجانب اسم الطالب ومن ثم اختيار نوع الإشعار المراد إرساله كما نشاهد أدناه.

Name of GIF: Send App Nonfiction

إذا أراد المستخدم إرسال رسالة نصيّة

Name of GIF: Send SMS Nonfiction

إذا أراد المستخدم إرسال بريد إلكتروني

Name of GIF: Send Email Nonfiction

    • تصدير المعلومات إلى ملف إكسل

يدعم النظام تصدير المعلومات المتعلّقة بالطالب إلى ملف إكسل وذلك عن طريق خدمة التصدير التي سوف تفتح شاشة جديدة تحتوي قائمة بإختيار نوع البيانات التي يريد المستخدم تصديرها كما نشاهد أدناه.

Name of GIF: Export to excel

    • نقل الطلاب

يستطيع المستخدم نقل الطالب الذي يريده ضمن خاصيّة نقل الطلاب ليتم فتح شاشة جديدة تحتوي على معلومات تتعلق بنقل الطالب، إذ يمكن نقل االطالب من عام دراسي إلى آخر وأيضًا يستطيع إختيار الصف والشعبة المراد النقل إلهيا إليهما مع إمكانية النقل تبعًا لعلامة الطالب والترفيع حسب درجة معينة.

Name of GIF: Move Students

    • إضافة الطالب إلى مجموعات

يمكن إضافة الطلاب إلى مجموعة معينة وذلك لإرسال إشعارات إلكترونية لهم، إذ يمكن إضافة وحذف الطالب من المجموعة بسهولة كما نشاهد أدناه.

 Name of GIF: Add to groups

    • إختيار نظام العلامات للطالب

هذه الخدمة متاحة فقط للمدراس التي تحتوي على أكثر من نظام علامات، حيث يمكن إختيار نظام علامات واحد فقط للطالب خلال العام الدراسي.

Name of GIF: Select Grade System

    • إختيار الطلاب المغادرين للمدرسة

في بعض الأحيان يغادر الطلاب المدرسة لسبب ما، يوفّر النظام حلًّا لمثل هذه الحالات وذلك  عن طريق تغيير حالة الطالب إلى مغادر و هذا ينعكس على حساب الطالب إذ لن يعد قادرًا على إستلام الإشعارات الإلكترونية و الرسائل النصيّة كما لن يتم عرض حسابه في النظام وإنما فقط في تقرير الطلاب المغادرين.

Name of GIF: Leave Students

    • إختيار الطلاب المتخرّجين

عندما يتخرّج الطالب من المدرسة فإن النظام يساعد المستخدم على تغيير حالته إلى متخرّج مع تاريخ التخرّج وأيضًا سينعكس ذلك على حساب الطالب إذ لن يعد قادرًا على إستلام الإشعارات الإلكترونيّة و الرسائل النصيّة كما لن يتم عرض حسابه في النظام وإنما فقط في تقرير الطلاب المتخرّجين

Name of GIF: Graduate Students

    • طباعة رسالة دعوة

تعتبر أداة مفيدة جدًّا لإرسال حسابات الطلاب بشكل تلقائي وطباعتها على شكل رسالة تحتوي معلومات عن خدمات برنامج أي سكول وأيضًا حساب الطالب (اسم المستخدم و كلمة المرور) للسماح لهم بالدخول إلى التطبيق. هذه الرسالة يمكن طباعتها باللغتين ( الإنكليزية – العربية).

Name of GIF: Print Invitation Letter

    • طباعة ملف الطالب

يسمح النظام بطباعة ملف تعريف الطالب حيث يحتوي التقرير على العديد من المعلومات عنه. يحتوي على معلومات الطالب وأولياء الأمور والمجموعات والمواضيع وجدول الحصص كما نرى أدناه.

Name of GIF: Print Invitation Letter

    • بحث عن الطلاب الذين لديهم التطبيق

يمكن البحث عن الطلاب الذين لديهم التطبيق على هواتفهم و معرفة أسمائهم وأيضًا من ليس لديه التطبيق بعد على هاتفه.

Name of GIF: Filter APP Installed

    • عرض سجلات دخول الطلاب

يستطيع المستخدم تتّبع دخول الطلاب إلى النظام من خلال عرض سجلات الدخول والتي تحتوي قائمة كبيرة من المعلومات المهمة مثل ( اسم المستخدم – تاريخ الدخول – البلد – المدينة – المتصفح – الدخول عبر التطبيق وإلى ما ذلك)

Name of GIF: Login Logs

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *